Arbeitsgruppe

Archivierung von Krankenunterlagen (AKU)

Tätigkeiten der Arbeitsgruppe:

Tätigkeiten vom 1. Januar 2017 bis 31. Dezember 2017

a)            conhIT-Satellitenworkshop am 24.04.2017 in Berlin
                Themen:               revisionssichere Archivierung, Signaturen, IHE
                Teilnehmer:         45

 b)            Frankfurter Archivtage 2017 vom 06. bis 08.12.2017 in Frankfurt am Main
                 Themen:               IHE-konforme Archivierung, Signaturen, rechtliche Aspekte der digitalen Archivierung, Erfahrungsberichte
                 Teilnehmer:         130        

 c)             3 interne Arbeits-Workshops zu „IHE-konformer Archivierung“ der GMDS-AKU und IHE Deutschland in Berlin
                  (März 2017 / Juni 2017 / September 2017) mit je 20 bis 30 Teilnehmern

 Die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen“ (AKU) der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.V. (GMDS) bringt v.a. diejenigen Akteure zusammen, die sich im Krankenhaus, in der Wissenschaft und in der Softwareindustrie mit der digitalen Archivierung oder Digitalisierung von Patientenunterlagen beschäftigen. Das Jahres-Highlight der Arbeitsgruppe sind die „Archivtage“ im Dezember. Das letzte Treffen von rund 130 Fachleuten vom 06. bis 08.12.2017 am Universitätsklinikum Frankfurt am Main zeigte: Das Thema der Archivierung von Patientenakten und der nachgelagerten Prozesse hat immer noch einen sehr hohen Stellenwert.

In digitalen Archiven und ePA-Systemen können heute Daten und Dokumente aus verschiedensten Subsystemen „zielsicher“ patienten- oder fallorientiert zu­sammen­geführt und aufbewahrt werden. Digitale Archivierungssysteme dienen dabei der langfristigen und revisionssicheren Aufbewahrung sowohl originär elektronisch erzeugter als auch gescannter Dokumente in vielen archivwürdigen Formaten. Die einheitliche Ablage von Dokumenten in archivwürdigen Standardformaten prädestinieren Archivierungssysteme zudem auch als Plattform für den interinstitutionellen Austausch von Informationen.

Die digitale Archivierung wird in der Zwischenzeit nicht nur im Rahmen von Patientenbehandlungen, sondern auch bereits im Bestell-, Rechnungs-, Personal- und Vertragswesen sowie bei dem Rechnungs- und Posteingang, der eMail-Archivierung, im Rahmen von klinischen Studien, für den Informationsaustausch mit niedergelassenen Ärzten und für Anfragen des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung (MDK) genutzt. Digitale Archive sollen nach den Wünschen der Nutzer nicht nur zum gezielten Präsentieren von Daten, Dokumenten, Bildern etc. genutzt, sondern auch auswertbar gemacht werden. Dieser Anforderung werden die objektorientierten Archive in der Regel nicht gerecht. Durch die zusätzliche Bereitstellung einer geeigneten Datenbasis (z.B. Data Warehouse) eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten der Datenauswertung. Ziel muss es sein, ein elektronisches „Universalarchiv“ zu entwickeln, welches alle Daten, Dokumente, Bilder, Signale, Filme und anderen digitalen Objekte einer Einrichtung aufbewahrt.

Ausgehend von den etablierten Krankenhausinformationssystemen bewegt man sich in Deutschland momentan zunehmend hin zu IT-gestützten Versorgungsnetzen. Telemedizinische Anwendungen wie die Teleradiologie und Telepathologie sind bereits weit verbreitet. Von einer zielgerichteten einrichtungs- und sektorenübergreifenden Informationslogistik ist das Gesundheitswesen aber derzeit noch ein gutes Stück entfernt. Die aktuellen Trends sind die Weiterentwicklung und der systematische Einsatz von Standards, die Interoperabilität zwischen verschiedenen Anwendungs­systemen, die Einführung von IHE-Archiven und elektronischen Signaturen, sowie das Outscourcing von digitalen Archiven und Dienstleistungen. Weitere bedeutende Themen der Zukunft werden der Datenschutz, die Beweis- und IT-Sicherheit, die Benutzerfreundlichkeit, die optimale Gestaltung der Behandlungs­prozesse und die Mobilität beim elektronischen Daten- und Dokumentenzugriff sein.

Archiv der Tätigkeitsberichte

  • Aktivitäten im Jahr 2016

    Aktivitäten im Jahr 2016

    Tätigkeiten im Berichtszeitraum 1. Januar 2016 bis 31. Dezember 2016

    In dem Berichtszeitraum hat die Arbeitsgruppe „Archivierung von Krankenunterlagen (AKU)“ mehrere Workshops durchgeführt sowie die Jenaer Archivtage ausgerichtet. 

    Workshop „Revisionssichere Archivierung und Beweiswerterhaltung von elektronischen / digitalisierten Patientenakten – wie können IHE und Signaturen dabei helfen?“ am 18. April 2016 während der conhIT-Satelliten­ver­an­staltung in Berlin, ca. 35 Teilnehmer

    Digitale Archivierungssysteme und Lösungen für elektronische Patientenakten sind mittlerweile in vielen Einrichtungen des Gesundheitswesens im erfolgreichen produktiven Einsatz. Zur Erlangung von Rechts- und Revisionssicherheit in digitalen Archivierungs- und Kommuni­kations­prozessen sind Signaturverfahren unerlässlich. Es zeichnet sich ab, dass hier zügig praktikable Lösungen im Markt etabliert werden. IHE ermöglicht eine standardisierte Interoperabilität zwischen IT-Systemen im Gesundheitswesen auf Basis bestehender Kommunikations- und Dokumentenstandards (HL7, DICOM, CDA etc.). Es ist zu beobachten, dass viele Hersteller digitaler Archivierungssysteme jetzt Konzepte entwickeln, welche einen standardisierten Dokumentenaustausch in Verbindung mit einer gleichzeitigen revisions-sicheren Archivierung beinhalten. Der Workshop beleuchtete beide Thematiken und versucht, Synergieeffekte und Zukunftsperspektiven aufzuzeigen.

    2 Workshops zum Thema „Revisionssichere Archivierung unter IHE“ im Juni und September 2016 in Berlin sowie am 06. Dezember 2017 in Jena, jeweils ca. 20 Teilnehmer

    Inhalte der Workshops war die Diskussion von IHE-konformen Systemarchitekturen für revisionssichere Archivierungssysteme. Teilnehmer waren Krankenhäuser und Industrieunternehmen, die sich mit IHE und Archivierung befassen. Am 06. Dezember 2017 wurde am Rande der Jenaer Archivtage die „User Group Archivierung“ von IHE Deutschland und der AG AKU gegründet, Sprecher der Inititiative ist Carl Dujat. Eine detaillierte Veröffentlichung der Ergebnisse dieser Arbeitsgruppe / User Group erfolgt in 2017.

    Jenaer Archivtage am 07. und 08. Dezember 2016, 41. Treffen der GMDS-Arbeitsgruppe „Archivie­rung von Kranken­unter­lagen“, ca. 120 Teilnehmer

    Am 07. und 08.12.2016 fand in den Räumlichkeiten der Universität Jena das 41. Treffen der AG, die sog. „Jenaer Archivtage 2016“ der GMDS-AG AKU statt. Die Leitung der AG war hocherfreut, über 120 interessierte Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu der Veranstaltung begrüßen zu können. Die Veranstaltung stand auch unter dem Motto „25 Jahre digitale Archivierung am Universitätsklinikum Heidelberg“.

    Inhaltliche Schwerpunkte der Tagung waren Das 41. Treffen der GMDS-Arbeitsgruppe “Archivierung von Krankenunterlagen” findet am 07. und 08. Dezember 2016 in Jena, im historischen Ambiente der Rosensäle der Friedrich-Schiller-Universität zu Jena, in direkter Nachbarschaft zum Campus des Universitätsklinikums Innenstadt statt. Das Leitthema befasst sich v.a. mit der Weiterentwicklung von Archivierungssystemen zu Integrationsplattformen und IHE-konformen Patientenakten. Das Arbeitstreffen dient v.a. dem intensiven Erfahrungsaustausch. Schwerpunkte der Tagung sind u.a. der Stand der digitalen Archivierung in Deutschland, Konzepte und Lösungen des Universitäts­klinikums Jena, multimediale und IHE-basierte Archivierungslösungen, Interoperabilität von elektronischen Archivsystemen.

    Das Thema der Archivierung von Patientenakten und der nachgelagerten Prozesse erhält inzwischen einen völlig neuen, hohen Stellenwert. Lange Zeit  betrachteten viele das Thema als notwendiges „Muss“: Die Behandlung in Krankenhäusern erforderte eine Dokumentation, Papierakten mussten revisionssicher über die vorgegebene Frist aufbewahrt und zugänglich gehalten werden – und Abrechnung, Behandlung von Wiederkehrern und ggf. Haftungsfragen erforderten die mitunter aufwändige Suche nach den Unterlagen auf Station bzw. im Archiv. Räume sind wertvoll, und die Reduktion des Personalaufwandes ist bei knappen Ressourcen ein wichtiges Ziel. So entwickelten sich über die Mikroverfilmung bis zum heutigen Scannen mit digitaler Langzeitarchivierung und Zugriff über das Krankenhausinformationssystem Lösungen, die Platz und Arbeitskraft sparen und Risiken hinsichtlich der Verfügbarkeit mindern. Die Beweiskrafterhaltung digitalisierter Dokumente haben insbesondere Modellprojekte der GMDS veranschaulicht. Die Prüfung von Krankenhausrechnungen durch den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung brachte einen Schub für die Akzeptanz dieser neuen Ansätze: Wenn argumentationsstützende Patientenunterlagen nicht fristgerecht vorgelegt werden können, gibt es Abzüge – die sich summieren können. Mit Akten im Papieroriginal ist dies kaum zu bewerkstelligen. Künftig sind die Dokumente in digitaler Form abzuliefern. Entwicklungen beim Erlösmanagement und auch bei Haftungsfragen trugen somit maßgeblich dazu bei, dass sich der Stellenwert der Dokumentation und Archivierung deutlich verändert hat – auch seitens der kaufmännischen Geschäftsführung der Häuser. Stand früher die Raumeinsparung im Vordergrund bei der Entscheidung für neue Methoden, so ist es heute die Verschlankung und Beschleunigung informationsbasierter Prozesse sowie die Reduzierung von Risiken der Nichtverfügbarkeit. Konsolidierte Archive aus gescannten und elektronisch erzeugten Dokumenten – sowie medizinischen Bildern, von Geräten patientenbezogen gelieferten Messdaten usw. – liefern hier die Basis. Es gibt aber auch Hürden bei der Durchsetzung der Technologien und Methoden. Zu ihnen zählen proprietäre Formate und Abläufe, die ein Zusammenspiel beteiligter Systeme bei der Archivierung und Wiedergabe digitaler Informationen erschweren und mitunter teuer machen. Einen großen Beitrag zur Verbesserung dieser Situation leistet die internationale Standardisierungsinitiative Integrating the Healthcare Enterprise (IHE). Sie bündelt bestehende Standards wie etwa DICOM, HL7 und künftig FHIR und beschreibt, wie sie bei Prozessen zum Einsatz kommen sollten. Wer IHE-Profile und -Architekturen nutzt, erreicht Interoperabilität. IHE-Architekturen für die Archivierung und Zurverfügungstellung von Patientenakten waren das zentrale Thema bei den GMDS-Archivtagen in Jena. Diese Ortswahl kam nicht von ungefähr: Am dortigen Universitätsklinikum läuft ein Projekt, das auf Basis von IHE-Komponenten wie Master Patient Index, Repository und Registry die Interoperabilität des konsolidierten Archivs für die intersektorale Zusammenarbeit möglich machen wird. Auch wenn wie in früheren Jahren der mangelnde Raum – im Neubau – den ersten Impuls lieferte, stellte sich doch schnell heraus, dass die Archivierung eine weit in die Prozesse hineinreichende Bedeutung hat. Bundesweit beschäftigen sich inzwischen immer mehr Krankenhäuser damit, ihre Archivierung interoperabel aufzustellen – und sich damit auch vom einzelnen Anbieter unabhängig zu machen. Um diese Entwicklung weiter voranzubringen und für Deutschland notwendige Zusätze zu den IHE-Profilen zu definieren – etwa die Revisionssicherheit – gründete sich in Jena die IHE User Group „Archivierung“ aus Vertretern mehrerer Krankenhäuser. Die Gruppe ist offen für alle Krankenhaus- und auch Industrievertreter, die die Bedeutung von Standards für die Archivierung von Patientenakten für ihre strategischen Ziele erkannt haben.

    Vorgesehene Aktivitäten im Jahr 2017

    Die nächste (42.) Veranstaltung ist der Workshop „Revisionssichere und IHE-konforme Archivierung von digitalen Patientenakten – aktueller Status und Perspektiven“ am 24. April 2017 während der conhIT-Satelliten­ver­an­staltung von GMDS und BVMI in Berlin. Der Workshop wird in Zusammenarbeit mit dem Competence Center für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. (CCESigG) und dem IHE Deutschland e.V. durchgeführt.
    Vorbereitung und Durchführung der Frankfurter Archivtage Anfang Dezember 2017, gleichzeitig 43. Treffen der Arbeits­gruppe „Archivierung von Krankenunterlagen (AKU)“ im Universitätsklinikum Frankfurt am Main.
    Mindestens 2 Arbeitsgruppensitzungen der AG „Archivierung“ der AG AKU und IHE Deutschland zur Weiterentwicklung der IHE-Aktivitäten zur Archivierung.
    Vorbereitung der Herausgabe der 4. Ausgabe des Praxisleitfadens „Dokumenten­management, digitale Archivierung und elektronische Signaturen im Gesundheitswesen“.